Identifiera de viktigaste argumenten för just er organisation att införa ett DAM verktyg. Är det för att underlätta för era användare att själva hitta rätt bildmaterial? Eller är det för att hålla koll på vilka bilder som används var, ur ett rättighets eller GDPR perspektiv? Eller är det för att kunna ge extern åtkomst till material? Uppsatta mål gör det lättare att utvärdera ert framgången i projektet i efterhand.

I dagens läge är det inte ovanligt att material är spritt på olika ställen, interna nätverksmappar, lokala diskar eller olika former av molntjänster. Att identifiera datakällorna och tillse att ni har åtkomst till alla källor är en förutsättning.

Kommuikationsavdelningen är en självklar stakeholder och ofta ägare och initiativtagare till ett DAM verktyg. Men ofta finns fler, det kan vara marknad, PR, ledning, dotterbolag men kanske också externa parter såsom reklambyrå, tryckeri etc.  Utifrån denna kartläggning lägger man upp rollerna i PixFlowPro, rollerna styr såväl åtkomst till materialet samt vilken behörighet man har, t ex om man kan ladda upp material och vilka attribut man har rätt att se.

En central funktionalitet i ett DAM verktyg är att tagga upp ert material på ett sätt som är relevant för er organisation. Bilder taggas ofta med en kategori utifrån motiv, såsom djur, natur, människor. Men ofta är det vettigt att även tagga upp ert material med t ex hur materialet är tänkt att användas, t ex på webben, tryckt katalog, presentationer etc. Vilka fler dimensioner behöver ni? Produktlinje? Verksamhetsområde? Projekt?

Behöver ni städa upp i samband med införandet? Inte helt ovanligt, en annan strategi är att städa efter införandet, ofta är det lättare att överblicka materialet efter migrering. Ofta är det smidigt att i samband med migrering göra åtminstone en grundläggande taggning av materialet, vi har verktygen och kunskapen som hjälper er med detta. 

Då rollerna är upplagda, attributen är fastställda och materialet identifierat är det dags för uppladdning. Filerna bulkuppladdas till PixFlowPro, oftast tar det ett par timmar. 

Sprid budskapet att bildmaterialet numera finns i PixFlowPro och hänvisa användarna dit. Dela ut användarkonton. Skapa gärna länk på intranät etc. En del väljer att använda PixFlowPro enbart på t ex kommunikationsavdelningen till en början innan "vanliga" användare får åtkomst till bildbanken.